Organizzazione d’Agenzia

Il Mistero della Compliance

L’eccesso di norme corrisponde, nei fatti, a nessuna norma?

C’ERA UNA VOLTA il Sig. CHEBELLO titolare dell’Agenzia “CHEBELLO ASSICURARSI srl” (nome di fantasia, ndr) che cercava in tutti i modi di convincermi, con grande enfasi, che l’eccesso di norme corrispondeva nei fatti a nessuna norma. CONDIVISIBILE? Beh in parte si.

Ma si dà il caso che in quel regno non fatato imperversassero leggi, balzelli, decreti, e regolamenti, fiumi di regolamenti che, se non applicati dagli Intermediari del Reame, portassero a sanzioni così severe da trasformare gli stessi, magari non proprio in rospi, ma quantomeno in poveri in canna.

La mitica Arca contenente le tavole delle normative

Il Sig. CHEBELLO scorato si domandava: “vero, tutto vero, lo so. Ma come faccio a seguire tutto? Come posso gestire anche questo aspetto”??? Perché rispondere alle sue domande quando potevo porgliene delle altre? 

Le mie domande:

  • hai mai verificato se tutto il tuo Staff, interno ed esterno, sia a conoscenza delle norme che regolano il settore (cosa fare e come farlo)?
  • hai mai creato le conoscenze normative all’interno della tua Agenzia?
  • hai mai fornito deleghe operative e di responsabilità ai componenti del tuo Staff? 
  • hai mai costruito un sistema di audit interno per il controllo periodico del rispetto delle normative?
  • hai mai realizzato una check list di controllo del rispetto delle norme?
  • hai mai considerato l’adempimento delle norme come opportunità di controllare meglio le attività interne, consentendo l’alleggerimento della burocrazia gestionale e permettendo alle risorse di tornare anche ad occuparsi degli obiettivi di business? 

Le sue risposte:

come lecito aspettarsi, furono all’insegna del: “certo che ho verificato, ma …”, “certo che ho tentato di creare conoscenze, ma …”, “certo che ho fornito deleghe, ma …”, “certo che …., ma …”. 

Lasciai cadere nel vuoto le sue risposte e compresi che avrei ottenuto maggiori risultati con un travestimento. Vestii dunque i panni di un Ispettore dell’Istituto Vattelapesca ASSicurativa ed iniziai ad analizzare la situazione della sua Agenzia in maniera asettica e oggettiva. 

I risultati dell’ispezione:

su 10 Dossier di polizze RE e RCA analizzati (e per fortuna ne analizzai solo 10!), mancavano 7 firme sui contrattila contrattualistica tra Agenzia e Sub agenti risultò discutibile (lettere di incarico non conformi), mancavano ore di formazione obbligatoria per gli anni precedenti a tutto lo staff, i flussi finanziari erano da rivedere (giro di contanti non conforme) …. E altro che preferii non riportare.

Dissi al Sig. Chebello che tutto ciò sarebbe costato in sanzioni molto più di € 20.000 ma che con soli € 5.000 oltre IVA (tecnica da vecchio venditore e la tariffa è di pura immaginazione!!!) avrebbe potuto risolvere la questione. E la vecchia, ma sempre valida tecnica di vendita, funzionò. 

Il Sig. Chebello mi ingaggiò per supportarlo nel risolvere IL MISTERO DELLA COMPLIANCE e trovare la mitica Arca contenente le tavole delle normative. Indiana Jones avrebbe usato la sua frusta, il suo coraggio e la sua predisposizione all’avventura, ma io non ho questi strumenti miracolosi, dunque molto più prosaicamente pianificammo insieme un lavoro.

Le soluzioni:

  • la prima fase di lavoro riguardò le conoscenze e le competenze delle persone per consentire, a fronte dell’individuazione di carenze di competenze, di programmare adeguati piani formativi che avrebbero dato supporto all’Agente nel rispettare la normativa;
  • la seconda fase di lavoro stabilì i ruoli, i compiti e le attività dei singoli componenti dello Staff con attribuzione delle responsabilità relative al rispetto della normativa vigente;
  • la terza fase di lavoro presentò la necessità di realizzare programmi e strumenti di controllo per evidenziare gli scostamenti dalla situazione desiderata. Il fine principale fù garantire al Sig. Chebello, in qualunque momento, la possibilità di verificare l’adeguatezza delle prassi e intervenire immediatamente per sanare gli eventuali errori;
  • la quarta fase di lavoro prescrisse le attività di delega come decentramento di responsabilità. Quindi assegnai compiti e relative responsabilità allo Staff, attribuendo loro gli strumenti necessari per eseguirli e pretesi che rispondessero dei risultati conseguiti;
  • la quinta fase di lavoro produsse un sistema di audit interno con l’elenco delle attività atte a misurare la conformità a verificarne l’applicazione tramite una check list a supporto.

I risultati a cui giunse l’Agenzia furono, durante un audit 12 mesi dopo l’intervento, più che soddisfacenti.

Questa storia si conclude con un commento: 

per rispondere all’obbligo di rispettare le norme imposte dagli organi ispettivi che appesantiscono la gestione d’Agenzia, è necessario organizzare meglio le attività interne di controllo che permettono di alleggerire la burocrazia gestionale.

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