Organizzazione d’Agenzia

Tra il pensare e il fare

Ho letto da qualche parte questo aneddoto. Non so se sia vero o leggenda. Un uomo avvicinò il banchiere J.P. Morgan, e …

… gli porse una busta dicendo: “Signore, in mano ho una busta con la formula per avere successo e la venderò con piacere a voi per $25.000 (siamo nella seconda metà del 1800!!!)”. “Signore” – rispose J.P. Morgan – “io non so cosa ci sia nella busta, tuttavia se me la mostrerete e mi piacerà, avete la mia parola di gentiluomo che vi pagherò quanto chiedete”. L’uomo accettò i termini. J.P. Morgan aprì la busta, lesse il contenuto e pagò la somma richiesta.

Cosa c’era scritto in quella busta?

Regola n° 1: scrivi una lista delle cose da fare.

Regola n° 2: FALLE

Facile, ma come rispettare le 2 regole?

  • Declinare operativamente i compiti che l’Agente e l’Agenzia devono “mettere in pista” e che devono fungere da guida per le strategie future all’interno di un contesto altamente competitivo.
  • Avviare dei processi operativi interni. Per dirla in termini più generali, come un’Agenzia forte dal punto di vista reddituale deve risolvere le questioni di fondo relative alla sua organizzazione rispondendo a tre domande fondamentali (chi siamo? cosa facciamo? perché lo facciamo?). Le risposte generano gli obiettivi finanziari, gli obiettivi commerciali e gli obiettivi organizzativi.
  • Trovare il tempo per svolgere attività redditive affrontando 4 aspetti chiave:
  1. REGOLE;
  2. METODI;
  3. OBIETTIVI;
  4. MOTIVAZIONE.

Solo ora …

è possibile definire come pianificare il tutto e renderlo operativo ma soprattutto redditivo. Considera che pianificare non è avere una bacchetta magica che permetta il matematico raggiungimento degli obiettivi, non è l’applicazione di metodi scientifici (lavoriamo con le persone, non con oggetti) e più di ogni altra cosa non è prevedere il futuro. 

Pianificare è:

un ragionamento e significa impegnare le risorse per l’azione, è uno strumento per il raggiungimento di scopi precisi, è un’applicazione di pensiero, analisi e valutazione, è una responsabilità/necessità dell’Agente, è l’organizzazione sistematica dei compiti propri, degli altri e dell’organizzazione ed è il confronto dei risultati con le aspettative.

Per rispettare quanto sopra, è necessario:

porre l’enfasi sulle attività e non sui risultati a cui tendere. L’obiettivo principale della pianificazione è la razionalizzazione delle attività dell’organizzazione.

Ad una superficiale lettura tale affermazione potrebbe essere interpretata come un paradosso concettuale, ma sono fermamente convinto che un’Agenzia può gestire solo ciò che produce: LE SUE ATTIVITÀ. Il punto di partenza di una corretta pianificazione è comprendere le competenze delle persone attualmente assegnate alle attività, l’entità dei risultati che ottengono e, quindi, come le attività sono svolte.

Quindi ti suggerisco di rispettare le seguenti condizioni:

  1. definisci attività semplici e concrete;
  2. discuti i presupposti operativi (le attività) dei piani e non le previsioni dei risultati;
  3. usa schemi analitici a supporto (esempio: reportistica delle attività);
  4. esamina l’allocazione delle competenze necessarie alle attività dei singoli;
  5. identifica le priorità;
  6. monitora, periodicamente, le performance individuali e complessive;
  7. promuovi le capacità operative.

Attenzione!

Svolgere l’attività giusta, in maniera corretta e in linea con il risultato atteso, permette di produrre un piano d’azione e non, come spesso accade, una semplice formulazione di una dichiarazione di intenti. 

Adeguarsi a questi presupposti significa, finalmente, avere il presidio gestionale ed economico.

Pensare e fare …

consente di assumere la guida della direzione dell’Agenzia attraverso:

  • le priorità su cui puntare per affrontare, settimana dopo settimana, il percorso che porta al raggiungimento degli obiettivi di business; 
  • i meccanismi di verifica degli scostamenti dagli obiettivi di business;
  • i sistemi di intervento correttivo maggiormente idonei al raggiungimento degli obiettivi di business.

Rispettare le 2 regole

L’Agente, per potersi definire un pianificatore di business, deve migliorare i processi delle attività principali e prioritarie. Deve creare i primi strumenti di controllo, deve “gestire e controllare” continuamente i processi attraverso specifici indicatori che consentano di identificare in modo sistematico le opportunità di miglioramento. Infine deve ottimizzare il disegno di nuovi processi o il ridisegno “radicale” di un processo qualora non in linea con gli obiettivi del piano.

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