Organizzazione d’Agenzia

La delega: croce o delizia?

La risorsa più preziosa e meno disponibile per un Manager è, senz’ombra di dubbio, il tempo.

Fra attività burocratiche, di rispetto della normativa, amministrative, formative, relazionali, istituzionali, etc, si stima che un Agente riesca a dedicare meno del 30% della sua giornata lavorativa all’attività produttiva in senso stretto.

Niente di nuovo

Non ti stupirà, dunque, la contrazione della redditività che naturalmente ne consegue. Svariate tecniche, negli anni, hanno provato ad illudere i Manager di poter aumentare le ore delle loro giornate, alle volte perfino con risultati apprezzabili. Una buona organizzazione mentale e logistica, una corretta pianificazione delle attività, una precisa proritizzazione delle azioni da svolgere, un sistema di controllo interno, tutti strumenti che, correttamente adottati, hanno garantito qualche miglioramento. Sufficiente? Per la maggior parte dei casi ancora no. 

Un’ovvietà

Banale a dirsi, ma quando il tuo tempo non ti basta non puoi far altro che ricorrere a quello degli altri. Del resto li stipendi apposta, no? Eppure fai terribilmente resistenza a “contare” su di loro. Finché si tratta di fargli sbrigare compiti semplici ok, ma per il resto non puoi fidarti dei collaboratori.

Questo è ciò che da anni mi ripetono gli Agenti che ho conosciuto nel tempo dagli Appennini alle Ande, per così dire. Ora, escludendo i casi di sfortuna che sempre possono accadere, escludendo le “assunzioni obbligatorie” che per ragioni dimensionali non riguardano la stragrande maggioranza delle Agenzie, mi domando quale assurdo disegno celeste ti abbia condannato ad assumere solo collaboratori mediocri. E se il collaboratore non è affidabile perché non è all’altezza del ruolo è colpa di chi lo ha assunto, quindi… 

Ovviamente si tratta di una provocazione

Sono assolutamente convinto che i tuoi collaboratori siano mediamente persone capaci, semplicemente non sono adeguatamente istruiti perché non hai … tempo di farlo! E torniamo al problema di base.

Se vuoi rompere questo circolo vizioso non puoi far altro che concordare sull’opportunità della delega come strumento di responsabilizzazione, formazione ed, infine, efficientamento del lavoro burocratico.

Cos’è la delega

Dal vocabolario:

1 Investire qualcuno di un potere, di una funzione

2 Affidare ad altri l’esecuzione di qualcosa.

Dal mondo del management:

Il processo di delega è un’attività insita nel lavoro del Manager: “il management è il conseguimento di obiettivi tramite terzi“. La delega è definita come il decentramento temporale di responsabilità senza modificare il ruolo del collaboratore perché è limitata nei contenuti e nel tempo. Tutto ciò significa quindi assegnare compiti e relative responsabilità ad altre persone, attribuendo loro gli strumenti di cui hanno bisogno per eseguirli, esigendo che rispondano dei risultati conseguiti.

Quali sono i vantaggi della delega?

  • Corretto svolgimento delle attività: cioè rispettare quanto richiesto dai processi dell’Azienda. 
  • Maggiore produttività: cioè massimizzare le risorse umane, più gli altri hanno la possibilità di portare a termine il lavoro, maggiore sarà la produttività. 
  • Sviluppo del personale: cioè opportunità di crescita per i dipendenti. Man mano che riescono a gestire al meglio nuove responsabilità, le loro capacità e abilità si rafforzano, la competenza, e spesso anche la fiducia e la motivazione, crescono. 
  • Buona creatività e buone soluzioni: cioè permettere al personale di essere autonomo e di concentrato appieno sul problema più immediato, spesso producendo più idee e soluzioni migliori. 
  • Un migliore impiego del tempo e meno stress: cioè delegare come sistema che dà il tempo di dedicarsi alle questioni strategiche e permette di assumere un ruolo di leadership più elevato nella soluzione dei problemi o nel fare progredire le iniziative. 

E allora perché non delegare?

Perché si ha la sensazione di essere indispensabili e non si vuole “perdere potere”. 

Nel 1848 il filosofo Kierkegaard scriveva: “osare è perdere momentaneamente l’equilibrio. Non osare è perdere se stessi”. Similmente, e in maniera più prosaica, oggi ci troviamo tentati dalla possibilità di mantenere l’equilibrio accentrando tutto su noi stessi e facendo perno sulle nostre capacità, pur capendo che si tratta di un sistema destinato al fallimento abbiamo timore di tentare altrimenti.

Tre aspetti indispensabili 

  1. Delegare decisioni e prassi: dopo aver fissato gli obiettivi ad un collaboratore il Manager lo rende autonomo nel definire i mezzi e i modi di realizzazione. 
  2. Condividere le responsabilità: la delega delle decisioni non significa che il leader abbandoni le proprie responsabilità. Il manager che delega conserva la responsabilità delle decisioni del suo subordinato. 
  3. Controllare i risultati di delega: il delegante deve tenersi informato sui risultati delle attività delegate, verificandone il posizionamento rispetto agli obiettivi fissati. 

Focus sul punto 3

“NON SI PUO’ MIGLIORARE CIO’ CHE NON SI PUO’ MISURARE” ecco la vera ed unica ragione delle attività di controllo. Il controllo deve nascere ed essere comunicato come attività supportativa e mai punitiva. 

L’obiettivo principale delle fasi di controllo è quello di evidenziare gli scostamenti dal piano redatto o di quanto delegato e di rendere visibile in tempi brevi la necessità eventuale di possibili attività correttive prima che la situazione degeneri e diventi irrecuperabile. 

Il processo di controllo permette una eventuale riprogettazione delle attività non in linea con gli obietti di performance, analizzando in maniera approfondita le cause che hanno portato ad eventuali scostamenti rispetto a quanto prestabilito in sede di pianificazione in termini di costi, di tempi e obiettivi. 

Parafrasando una nota pubblicità

La delega è nulla senza il controllo

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