Mi sono preso un caffè con Gianluca (Agente pluri) e abbiamo parlato un pò. Mi ha detto che non gli gira molto bene. “I subagenti fanno quello che vogliono (scontano al massimo le polizze RCA, del rapporto S/P se ne fregano e in quanto a voglia di fare lasciamo perdere). I dipendenti sembra che facciano una cortesia a lavorare”. Poi ha iniziato a parlare dei clienti: “vogliono solo lo sconto sull’auto”.

Ti salto la parte relativa alle norme IDD, al problema delle vendite on-line, dei grandi gruppi che mangiano i piccoli ….

Perchè accade tutto ciò

Secondo me il punto è che il mio amico Gianluca non si ferma mai, o molto di rado, ad analizzare ciò che succede e perché. Voglio considerare vero il racconto dell’aneddoto sopra, ma non posso considerare corretto che Gianluca lo subisca passivamente. Bisogna fermarsi e analizzare cosa accade e perché tramite una attenta analisi dell’organizzazione. Altrimenti Gianluca è fottuto.

L’analisi dell’organizzazione come semplificazione delle attività

Gli obiettivi:

• impostare e rendere operativo il processo di identificazione, di pianificazione e di controllo degli obiettivi di redditività e produttività dell’Agenzia; (a tal proposito clicca qui)
• definire il piano di lavoro operativo e dettagliato. Chi fa cosa, entro quando (con riferimento a: prodotti, produttori, personale dipendente, clienti);
• determinare il margine di contribuzione per prodotto, produttore, cliente, ramo e mandante definendone gli indicatori;
• analizzare i processi di agenzia con l’obiettivo di eliminare le inefficienze interne, valorizzare il rapporto con il cliente in modo che contribuisca economicamente al risultato di Agenzia;
• rilevare chi fa cosa, il tempo dedicato, i risultati ottenuti; 
• fissare gli standard delle modalità operative e comportamentali, stabilirne le eventuali lacune e colmare tramite competenze specifiche, fermo restando il rapporto costi/benefici;
• gestire le Risorse Umane per obiettivi e progetti, finalizzare le competenze e assegnare responsabilità;
• avviare lo svolgimento di razionalizzazione dei costi operativi con l’analisi dei processi e delle attività di Agenzia in relazione agli obiettivi definiti;
• consolidare le conoscenze e le competenze manageriali dell’Agente in relazione alla pianificazione degli obiettivi di produttività e di redditività.

Come raggiungere gli obiettivi

Tramite la raccolta e l’osservazione diretta di due tipi di dati e informazioni: 

1. oggettivi e rilevabili (ad es. il numero di addetti, il volume di produzione, il fatturato, l’organigramma ecc.); 
2. soggettivi e costituiti da percezioni, pareri, comportamenti e opinioni espresse dai membri dell’organizzazione. 

Metodo di lavoro

• Il sistema di analisi deve gravitare intorno ai seguenti punti:
  • focalizzazione su fenomeni realmente rilevanti per l’Agenzia e non su aspetti marginali;
  • orientamento alla gestione dei processi e dei risultati economici;
  • attenzione ai farraginosi processi che si vengono a creare a seguito delle attività svolte.

Il processo di lavoro in 7 punti

La fase di analisi viene svolta evidenziando da un lato l’esatta fotografia della situazione in essere, dall’altro la linea di tendenza evolutiva del modello distributivo e dell’organizzazione.

Gianluca deve condurre l’analisi con una serie di osservazioni sugli uomini chiave e su tutte le risorse interne ed esterne all’Agenzia, con un elevato grado di dettaglio sui fenomeni più rilevanti, e che metta in evidenza: 

1. la mappa delle attività Agenziali;
2. il quadro delle effettive responsabilità nell’effettuazione o la supervisione di tali attività, dell’individuazione delle criticità nello svolgimento delle stesse e dei processi Agenziali;
3. l’inventario delle risorse impiegate per lo svolgimento delle singole attività;
4. l’elenco delle determinanti di costo dei singoli processi e attività analizzate;
5. il conto economico al fine di razionalizzare i costi operativi mantenendo inalterata la qualità del servizio;
6. i punti forti e deboli della struttura commerciale, gestionale e amministrativa rilevabili dall’andamento finanziario;
7. gli indicatori di efficienza delle fasi di processo, della qualità del risultato dell’attività e del suo livello di servizio al mercato. 

Il risultato

Gianluca potrà:

• pianificare e controllare gli obiettivi di redditività dell’Agenzia;
• stabilire chi fa cosa, entro quando e a quali risultati ambire;
• avere indicatori per monitorare velocemente l’andamento;
• eliminare le inefficienze;
• fissare gli standard operativi in base al rapporto costi/benefici;
• assegnare responsabilità ai singoli;
• razionalizzare, e non tagliare, i costi;
• migliorare le sue competenze manageriali.

In sintesi

Gestire l’Agenzia