Ambito finanziario

Il costo delle attività produttive

Ti racconto la storia del Dott. Tipiazzo della Tipiazzo Assicurazioni srl

Premessa: i bilanci a volte nascondono la verità. Non mi riferisco ad eventuali costi gonfiati ad arte, ma a quelli che non risultano evidenti nelle voci di spesa. Concludere la vendita di due polizze – a parità di provvigioni – va valutato in termini di tempo speso e di gestione del contratto (per non parlare della gestione dei sinistri).

Io voglio avere un bilancio “parallelo” con le voci che risultano nascoste in quello ufficiale.

C’era una volta

il Dott. TIPIAZZO, titolare dell’omonima Agenzia “Tipiazzo Assicurazioni srl” (nome di fantasia, ndr). Si trattava di un venditore col pedigree (non un cane, insomma) e da sempre lavorava e gestiva la sua Agenzia seguendo il suo infallibile fiuto, il suo “istinto pitbull” da venditore, e affidava la gestione delle attività all’estro del momento. Fantasia, inventiva, genialità, improvvisazione, estemporaneità, sono sempre state le sue parole chiave. 

Buoni risultati

Tutto questo per il Dott. TIPIAZZO portava buoni risultati (almeno questo mi disse). Adesso però sembrava improvvisamente non funzionare più così bene … Incuriosito studiai meglio la ricetta del suo incantesimo. E formulai un’accusa:

… si dà il caso che, analizzati i risultati (economici e reddituali) attuali dell’Agenzia, questi non fossero particolarmente brillanti e che anche il suo istinto pitbull, vuoi per l’età, vuoi perché i clienti sono diventati molto più abili nel difendersi dal tentativo di “aggressione”, cominciava a perdere colpi e le “genialate” gestionali facevano acqua da tutte le parti.

Il Sig. TIPIAZZO, colpito nel suo orgoglio

balbettò una serie di argomentazioni a difesa del suo modo di lavorare: “de…de… definiscono la mia pro…pro… professione libera professione, ma se no…no… non è li…li… libera che professione è? È tutta colpa de…de… della crisi. Se anche i mi… mi… miei collaboratori ave…ave… avessero il mio spirito co…co… commerciale le cose a… a… andrebbero bene.

Che tenerezza

Come è possibile controbattere a queste brillanti e acute argomentazioni? Fu sufficiente fargli qualche domanda per ribaltare le sue convinzioni. Dunque iniziai:

  • hai mai calcolato il tempo, e quindi i costi, della cosiddetta “filiera produttiva” per un incasso di una, ad esempio, polizza RCA a casa del cliente? Il rapporto che intercorre tra spese sostenute e provvigioni nette?
  • hai mai definito il rapporto economico/quantitativo tra numero di polizze perse e acquisite? E quanto questo dato produca in termini di costi/ricavi?
  • hai mai determinato la relazione tra il numero dei preventivi emessi rispetto al numero dei contratti conclusi? E quanto questo dato produca in termini di costi/ricavi?   
  • hai mai descritto le attività svolte dalle singole risorse di Staff? E quanto questo dato produca in termini di costi/ricavi?
  • hai mai realizzato una serie di indicatori di efficienza dei processi di lavoro per ottimizzare il rapporto costi/ricavi? 

Ahi Ahi Ahi

Il balbettio del Dott. TIPIAZZO si fece imbarazzante al punto che, con lo sguardo fisso nel vuoto, tacque immaginandosi -da qui a qualche anno- a lottare per non retrocedere in serie B, mentre pensava di poter ambire ad un posto in Champions League. Tirai fuori dalla mio zainetto d’ordinanza una toga nuova di pacca e, travestitomi da Avvocato, convinsi il Dott. TIPIAZZO – dietro congrua parcella come si confà ad un Principe del Foro – a chiamare a comparire in udienza L’ORGANIZZAZIONE PER PROCESSI. 

Signori della Corte

(leggere con tono alla Perry Mason)

La prima fase del processo organizzativo riguarda l’impostazione e la messa in opera del processo di identificazione, di pianificazione e di controllo degli obiettivi di redditività e produttività dell’Agenzia. 

La seconda fase del processo organizzativo deve definire il piano di lavoro operativo in modo dettagliato: chi fa cosa, entro quando (con riferimento a: rete vendita e personale dipendente). 

La terza fase del processo organizzativo obbliga a determinare il margine di redditività per produttore, per ramo e per prodotto analizzandone i processi con l’obiettivo di eliminare le inefficienze. 

La quarta fase del processo organizzativo deve rilevare il tempo dedicato alle singole fasi di lavoro e cosa si realizza fissando gli standard delle modalità operative e comportamentali, stabilirne gli eventuali gap e colmare i gap di competenze coerentemente con il rapporto costi/benefici. 

La quinta fase del processo organizzativo intende finalizzare le competenze, assegnare responsabilità e consolidare le conoscenze e le capacità manageriali dell’intero Staff in relazione alla pianificazione degli obiettivi di produttività e di redditività.

Mi fermo qui

Non intendo annoiarti ulteriormente con altre fasi, ma solo basandoci sui dati raccolti, si potrà procederà ad una revisione generale della situazione, delle caratteristiche e dei problemi principali dell’Agenzia e procedere, quindi, alla sua organizzazione per processi per ottimizzare le attività produttive (a tal proposito clicca qui).

Questa storia non finisce con una “assoluzione piena”: l’Agenzia “Tipiazzo Assicurazioni srl” faticò molto nell’anno a venire (impiegò 18 mesi). Arrivarono molteplici difficoltà nel modificare abitudini consolidate ma i risultati compensarono la fatica.

Non si può migliorare ciò che non si può misurare

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