Follie aziendali

Le riunioni inutili: la sindrome R.D.C.

“Pronto, posso parlare con l’assuntore De Ferraris per favore? Un attimo che provo a passarglielo (straordinaria musica classica in sottofondo)”. Dopo 12 minuti di attesa, il tizio che ti ha risposto dice: “Mi spiace ma è impegnato in una riunione.” Mai accaduto?

Il giorno dopo, con molta calma, il De Ferraris ti richiama e, una volta entrato in confidenza, ti rivela una sua patologia: è affetto, ormai da anni, della sindrome R.D.C. (Riunione Del Ca …. zo).

La patologia R.D.C.

Si è vittime della patologia quando non c’è una progettazione della riunione, una valida gestione della stessa e non si è valutato l’esito rispetto agli obiettivi attesi. Quindi si invitano, in automatico con il calendario, più persone possibili che si sentono in obbligo a partecipare anche senza averne nessun titolo o beneficio. Ho visto riunioni nelle quali era presente il Responsabile Commerciale e si discuteva, con grande enfasi, del miglior post it, come qualità della carta e del colore, da usare sulle scrivanie dei dipendenti.

E sapete come è finita questa imperdibile riunione? Con una delle frasi che mi irritano maggiormente: “ok, allora ci aggiorniamo”. Ci aggiorniamo??? Ma cosa abbiamo fatto finora? Che piano d’azione abbiamo elaborato? Che decisioni si sono prese (ovviamente il colore del post it è una decisione vitale per l’azienda). Si fanno riunioni per stabilire la data della prossima riunione nella quale si parlerà di dove fare la riunione per condividere il format delle riunioni aziendali. Morale: una serie infinita di Riunioni Del Ca …. zo.

Assunti di base

Una riunione, generalmente, comporta “comunicare a tanti contemporaneamente” (a tal proposito clicca qui) ed indica la possibilità di risparmiare tempo rispetto a comunicare ai singoli in maniera individuale.  Statisticamente un Dirigente medio spende circa 23 ore alla settimana in riunioni. Se so far di conto – e lo so fare – significa che circa la metà del costo medio di un Dirigente è speso in Riunioni Del Ca … zo. Ciò dovrebbe far supporre che una riunione sia un momento fondamentale per la gestione di una Azienda, sia in termini di costo che di impegno.

Condizioni per rendere produttive le riunioni

  1. Perché fare una riunione? Posso farne a meno?
  2. Con chi farla? Chi ha voce in capitolo?
  3. Come prepararla? In che contesto (aziendale, di mercato, di clima etc etc) si colloca?
  4. Quando farla? Dove farla?
  5. Quali sono i 3 messaggi principali? Qual è l’obiettivo principale da raggiungere?
  6. Devo informare, motivare o addestrare? Che argomenti trattare?
  7. Quale durata prevedo?
  8. Quali strumenti usare?
  9. Quali decisioni prendere? Come trasformare la parte teorica in pratica?
  10. Quali sono le fasi di verifica delle decisioni? Chi verifica e quando?

La scusa della condivisione

Ancora più irritante del “ci aggiorniamo”, per me è la CONDIVISIONE. Sembra che si debba condividere tutto, senza soluzione di continuità, dal colore del post it alla strategia d’Azienda. Dalla A alla Z.

No, non condivido la condivisione a tutti i costi. Ma che utilità ho io qui, se mi occupo di gestione dei clienti, alla riunione “colore post it”??? Assolutamente una beata cippa lippa. Però mi invitano – e ci devo andare per essere collaborativo – così io poi a mia volta devo ricambiare l’invito per la riunione in cui definire il format di comunicazione al cliente, anche quelli dell’archivio. Soldi ben spesi.

Riunioni a sostegno della qualità dei servizi erogati

Un incontro allargato, in plenaria, deve permettere all’Azienda di migliorare le prestazioni dei singoli in ottica quantitativa e qualitativa. Deve motivare a lavorare meglio a seguito di decisioni prese. Deve sostenere il livello di impegno verso gli obiettivi e deve sempre e necessariamente formulare un piano d’azione da seguire nei tempi e nei modi stabiliti.

E adesso scusate, devo andare che ho una riunione

Grazie di essere arrivato fin qui. Se ti è piaciuto, condividilo. Se non ti è piaciuto, condividilo ugualmente in modo che anche altri possano perdere lo stesso tempo che hai perso tu

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