Organizzazione d’Agenzia

Faccio io che faccio prima e meglio

Ciao SUPERMAN. Come stai?

Proprio ieri ho sentito Stefano, Agente di Assicurazioni della BELLEPOLIZZE snc. Stefano è un accentratore seriale che si lamenta spesso della scarsa autonomia dei collaboratori. Se finisce il toner della stampante, chiedono a Lui. Se un cliente chiede un arrotondamento di 3€ chiedono a Lui. Se devono aggiungere la polizza del conducente ad una polizza RCA chiedono a Lui. Stefano ha la sua stanza in fondo al corridoio e, oramai, il pavimento in finto parquet è ormai consumato dall’andare avanti e indietro. Come fare con persone così?

Intanto gli ho consigliato di decurtare 50€/mese (anche 30€ vanno bene) dallo stipendio dei collaboratori come abbonamento mensile alla palestra (fanno chilometri in ufficio, che ci vanno a fare in palestra?)

Usa la Kriptonite

La Kryptonite è un minerale proveniente dalla deflagrazione di Krypton, pianeta di origine di Superman, e per quest’ultimo può essere fatale.

Se vuoi disinnescare il Superman che è in te usa la Kriptonite, cioè la delega, perché chi ben gestisce e vuole raggiungere prestazioni superiori, sa che deve poter contare su Collaboratori eccellenti ed affidabili. (a tal proposito clicca qui).

Più i Collaboratori hanno talento e sono competenti, maggiori sono le probabilità di successo aziendale se le loro qualità vengono opportunamente utilizzate.

Risulta evidente che:

i Collaboratori devono sapere quali sono i livelli qualitativi che devono essere rispettati, cosa mi aspetto da loro, avere tutte le informazioni che gli servono e quando gli servono, oltre ad avere tutte le conoscenze che occorrono. E poi, sanno cosa succede se lavorano bene?

Condizioni per una delega efficace

  1. Il Collaboratore deve avere piena comprensione delle proprie responsabilità, delle azioni e dei limiti entro cui può operare autonomamente.
  2. Tra il Collaboratore e Superman deve esserci un mutuo accordo tra chi delega (Superman) e chi accetta la stessa (il Collaboratore).
  3. Il Collaboratore deve ricevere sostegno e supporto per poter operare secondo quanto concordato.

Come avviene il processo

  • Spiegazione (cosa delego e perché ti delego tale attività?).
  • Accordo (come eseguire la delega ricevuta?).
  • Formazione (ha le competenze e le capacità?).
  • Azione (come svolge, il delegato, l’attività? Rispetta gli standard richiesti dall’Agenzia?).
  • Supporto (il delegato necessita di aiuto nella fase iniziale dell’esperimento di delega?).
  • Valutazione (il delegato ha ottenuto risultato atteso? Se no, perché?).

Superman riluttante

I motivi per i quali Superman non delega possono essere tra i seguenti:

  • “non ho abbastanza tempo per seguire tutto il processo di delega”;
  • “non posso permettermi di rischiare che qualcuno sbagli questa attività”;
  • “posso farlo meglio io da solo”;
  • “è un lavoro che mi piace fare”;
  • “non sono certo che il Collaboratore X sia all’altezza”;
  • “potrei perdere il controllo di ciò che succede in Agenzia”;
  • “e se lo facesse meglio di me?”;
  • “onestamente, il mio è l’unico modo giusto di fare le cose”.

Ma la vera difficoltà

Sta nel riconoscere che i tuoi Collaboratori non faranno il lavoro esattamente come lo faresti tu (d’altronde tu sei Superman), ma è ben poca cosa rispetto a tutto quello che troverai il tempo di fare (e che adesso non riesci a fare perché devi occuparti anche di cambiare il toner della stampante). Quindi, caro il mio Superman, non venirmi a dire che non hai tempo per fare le cose se non deleghi nulla!

Una volta avvicinatosi alla Kriptonite, Superman …

  1. … dà supporto e si adopera per assicurare al Collaboratore i mezzi adeguati per svolgere il lavoro delegato. Lo aiuta nell’affrontare le difficoltà;
  2. … dà sostegno e fiducia;
  3. … mette a disposizione la propria competenza e le proprie informazioni;
  4. … valorizza la professionalità del Collaboratore: non lo soffoca quando ha una competenza specifica maggiore della sua, ma anzi lo incoraggia a metterla a disposizione di tutta l’Agenzia;
  5. … trova l’equilibrio tra la delega e il controllo in funzione dei compiti affidati e della professionalità dei Collaboratori;
  6. … dà tempo al Collaboratore per ottenere i risultati della delega.

Pillola di saggezza

Una saggia applicazione di decentralizzazione di responsabilità ed aumento dell’autonomia è alla base di ogni successo aziendale.

Grazie di essere arrivato fin qui. Se ti è piaciuto, condividilo. Se non ti è piaciuto, condividilo ugualmente in modo che anche altri possano perdere lo stesso tempo che hai perso tu

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