Organizzazione d’Agenzia

Coordinare risorse: un mestiere che non si improvvisa

Il Capo. Figura mitologica della quale si stanno ormai perdendo le tracce causa estinzione. La specie che ha portato all’estinzione del Capo è il Manager (anche se io preferisco parlare in italiano, quindi Direttore, Dirigente, Responsabile, GranFiglioDi …). Il Direttore o GranFiglioDi … che sia, non deve essere necessariamente benvoluto o amato (spesso i Dirigenti pensano che se sono amati, le persone faranno quello che lui decide) ma deve coordinare e dirigere un’Azienda …. fatta ovviamente di persone.

Mettiti comodo che il GranFiglioDi … deve avere una marea di competenze (ben 17)

Questo essere alieno deve saper gestire in maniera redditizia il personale (lo staff deve “fatturare” più di quanto costi!). Se ragioni solo in termini di costo del personale, sei fuori strada. Ogni Agenzia, come ogni impresa, ha la sua ragion d’essere nel profitto, nel reddito e se si parla ancora di centri di costo (a tal proposito clicca qui) ti suggerisco di cambiare la forma societaria da Assicurazioni S.R.L. a Assicurazioni F.B.F. (Fate Bene Fratelli).

Di solito il Leader Maximo della Assicurazioni F.B.F. non accenna minimamente al ritorno dell’investimento ma si limita a calcolare le spese (sempre troppe) di gestione.

L’obiettivo del GranFiglioDi …

Raggiungere l’obiettivo di coordinare in maniera redditizia lo Staff comporta, per il GranFiglioDi …, l’utilizzo e l’ausilio di ben 17 aree di conoscenze ben definite. Come ti ho già detto, mettiti comodo perché è un lungo elenco.

Le 17 competenze si riferiscono al come …

  1. creare cultura d’impresa?
  2. utilizzare i principi di gestione del personale?
  3. reclutare e selezionare risorse?
  4. fare formazione?
  5. comunicare a livello individuale e di gruppo?
  6. stabilire regole e processi di lavoro?
  7. far lavorare lo staff in forma cooperativa?
  8. allenare al lavoro lo staff?
  9. motivare?
  10. esprimere leadership?
  11. analizzare il clima professionale in Agenzia?
  12. pianificare le attività commerciali?
  13. far vendere?
  14. valutare e controllare le prestazioni dello staff?
  15. retribuire e incentivare?
  16. progettare i sistemi di reportistica delle attività svolte dallo staff?
  17. dare riscontro alle prestazioni?

Sei ancora comodo? Perché le definizioni sono tante e complesse

Un’estrema sintesi

Cultura d’impresa: insieme di comportamenti, norme, valori, filosofie, regole del gioco che permette allo staff di apprendere il giusto modo di percepire, affrontare e agire di fronte ai problemi.

Principi di gestione del personale: lo staff non come un costo, bensì come capitale di investimento e relativo ROI (Ritorno dell’Investimento). I componenti il gruppo di lavoro devono possedere conoscenze comuni ed omogenee oltre a capacità corrispondenti agli standard professionali richiesti ai singoli ruoli ricoperti. 

Reclutamento e selezione: strumento per avere sempre la persona giusta al posto giusto, oppure il posto giusto per la persona giusta. Significa equilibrare lo staff agli obiettivi aziendali sia sotto l’aspetto quantitativo che qualitativo.

Fare formazione: addestramento dello staff su conoscenze e capacità operative, affinché possa migliorare la qualità dei servizi resi al cliente e – di conseguenza – sostenere l’Agenzia.

Comunicazione: gestire un gruppo di lavoro significa che il GranFiglioDi … deve investire il 30% del suo tempo nel prendere decisioni e il 70% a comunicarle nella maniera adeguata al singolo e al gruppo.

Regole e processi di lavoro: norme da usare come strumento per governare e gestire lo staff e l’organizzazione. In particolare per semplificare e coordinare le decisioni del GranFiglioDi …, per “ridurre la complessità organizzativa” e stabilirne le routine (cosa va fatto in certe situazioni, come devono essere risolti in modo standard certi problemi).

Lavorare in forma cooperativa: passaggio da regole individuali (dove ognuno ha le sue) all’interazione costruttiva con i colleghi (dove si lavora con regole valide per il gruppo).

Allenare al lavoro: aiutare ogni singolo individuo ad acquisire una maggiore competenza professionale e a superare le barriere che ostacolano il miglioramento della sua prestazione.

La motivazione: complesso processo delle forze che innescano, dirigono, sostengono il comportamento nel corso del tempo.

La leadership: strumento insito nel GranFiglioDi … con il quale offre una visione allo staff, fornisce chiari obiettivi che dirigano i comportamenti, somministra feedback sulle prestazioni, assegna riconoscimenti quando lo staff opera bene e dà aiuto quando si verificano prestazioni insufficienti.

Il clima aziendale: rappresenta la percezione di un’organizzazione da parte delle persone che in essa operano, ed è in grado di condizionare e influire sull’andamento delle attività in positivo o in negativo.

La pianificazione: analizzare, programmare, realizzare e controllare progetti volti a conseguire obiettivi aziendali. La pianificazione mira soprattutto ad adeguare l’offerta di servizi ai bisogni e alle esigenze dei mercati-obiettivo per informare, motivare e servire il mercato.

La vendita: una legge degli affari. Ogni Azienda vende qualcosa ed è il suo unico strumento di sopravvivenza nel mercato.

La valutazione: disciplina che studia la teoria del valore economico, del processo e dei metodi utilizzati dallo staff per determinare il valore di una Azienda. Strumento per misurare i processi lavorativi.

La retribuzione e l’incentivazione: strumento principale attraverso cui l’impresa persegue l’obiettivo di attirare, trattenere e motivare le Risorse Umane di cui necessita per il raggiungimento dei propri obiettivi. Può essere fissa o variabile o un mix delle due.

La reportistica: insieme dei report, caratterizzati da contenuto, formato e frequenza, redatti da coloro cui è stato assegnato un budget di responsabilità, per consentire la valutazione dei risultati e l’attuazione dell’analisi degli scostamenti dagli obiettivi da parte del GranFiglioDi ….

Il riscontro alle prestazioni: strumento per conoscere meglio la risorsa, fare chiarezza sulle aspettative dell’Agenzia, spingere al miglioramento, far crescere il valore delle persone e ottenere risultati in continuità.

Uff è finita

coordinare risorse: un lavoraccio

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